Cách sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, tài liệu gọn gàng, dễ tìm

Việc quản lý các tài liệu quan trọng và sắp xếp giấy tờ lộn xộn có thể là một điều khó khăn. Dưới đây là cách sắp xếp và lưu trữ những bộ hồ sơ, tài liệu một cách hiệu quả nhất.

Hệ thống hóa

Tạo danh mục hồ sơ

Điều đầu tiên cần làm nếu bạn muốn sắp xếp các tệp của mình là quyết định những danh mục chính nào bạn sẽ sử dụng để sắp xếp. Các loại văn phòng khác nhau sẽ có các loại hạng mục khác nhau nhưng hệ thống chung thì giống nhau. Bạn cần tìm ra một hệ thống sắp xếp các tệp của mình một cách có ý nghĩa. 

Ví dụ: nếu bạn làm việc trong văn phòng luật và cần sắp xếp hồ sơ khách hàng, bạn có thể sắp xếp theo các loại vụ việc chung: kiện tụng, chứng thực di chúc, công ty, hành chính và các loại khác.

Thiết lập các danh mục phụ

Trong mỗi danh mục, bạn có thể cụ thể hơn bằng cách phát triển danh sách các danh mục phụ. Bất kỳ mảnh giấy riêng lẻ nào cần được nộp đều có thể được xác định bằng hai thuật ngữ danh mục chung và sau đó là danh mục phụ. 

Ví dụ: nếu bạn đang thiết lập hệ thống lưu trữ các vấn đề tài chính, bạn có thể có một danh mục chung là “Thanh toán” và sau đó thiết lập các danh mục phụ gồm nhà cung cấp, nhà cung cấp, dịch vụ, chuyên gia và chi phí hành chính.

Sử dụng hệ thống mã hóa màu sắc

Điều này nghe có vẻ đơn giản nhưng có thể là một cách rất hiệu quả để sắp xếp các tệp của bạn để truy cập nhanh. Quyết định xem bạn sẽ có bao nhiêu danh mục khác nhau trong hệ thống lưu trữ của mình và sau đó sử dụng nhiều thư mục có màu khác nhau đó. 

Thay vì sử dụng các thư mục được tô màu hoàn toàn, bạn có thể sử dụng các thư mục manila thông thường và nhận các nhãn dán màu. Sau đó, bạn có thể dán nhãn dán lên tab trên cùng, ở mép thư mục hoặc cả hai để dễ nhìn hơn.

Dán nhãn 

Mỗi tập hồ sơ trong văn phòng của bạn bây giờ đã có một nơi rõ ràng. Bạn nên viết nhãn trên tab của từng thư mục một cách rõ ràng và gọn gàng để bạn biết nó thuộc về đâu. Nhãn trên mỗi thư mục riêng lẻ phải bắt đầu bằng danh mục chung và sau đó là danh mục con cụ thể. Ví dụ: thư mục chứa hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp của bạn sẽ có nhãn “Thanh toán / Nhà cung cấp”. 

Nhãn trên mỗi tập tin phải được in gọn gàng và nhất quán nhất có thể. Bạn có thể rất dễ dàng mua một gói phần mềm cho phép bạn định dạng nhãn để bạn có thể nhập và in chúng bằng máy tính của mình.

Nếu bạn in nhãn bằng máy tính, bạn nên sử dụng cỡ chữ và kiểu chữ nhất quán. Nếu bạn đang in bằng tay, bạn nên cố gắng nhất quán và gọn gàng nhất có thể.

Xếp theo thứ tự ABC

Khi hệ thống lưu trữ của bạn được thiết lập và bạn đã tạo xong tất cả các thư mục của mình, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự. Bạn nên sắp xếp các thư mục chung theo thứ tự abc. Trong mỗi thư mục chung, các danh mục con cũng phải được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. 

Tạo khoảng cách giữa các tập hồ sơ

Khi bạn đang thiết lập hệ thống lưu trữ của mình, bạn cần chừa chỗ, nếu có thêm hồ sơ mới. Thời gian trôi qua, chắc chắn bạn sẽ nhận được nhiều giấy tờ hơn để thêm vào mỗi thư mục. Để lại không gian cho các tập tin của bạn mở rộng. Nếu không, sau này bạn sẽ gặp khó khăn khi di chuyển toàn bộ các phần hoặc ngăn kéo hồ sơ để có chỗ trống.

Sắp xếp hồ sơ, tài liệu

Tập hợp tất cả giấy tờ vào một chỗ 

Nếu bạn đang bắt đầu với một tập hợp các giấy tờ chưa được sắp xếp và lộn xộn, bạn sẽ cần phải bắt đầu bằng cách tập hợp các giấy tờ lại với nhau. Tìm một nơi làm việc và thu thập mọi thứ vào một đống. Sau đó bạn sẽ có thể làm việc về tổ chức.

Tách giấy tờ thành 2 loại

Bây giờ là lúc sắp xếp tất cả giấy tờ của bạn. Sắp xếp các thủ tục giấy tờ trong nhiều năm bằng cách đặt từng tài liệu vào một trong 2 loại giấy sau: hành động, lưu trữ.

• Hành động: Đây là những giấy tờ bạn cần thực hiện và sau đó loại bỏ như hóa đơn hoặc biểu mẫu cần điền và những gì không yêu cầu hành động nhưng có thể trong tương lai, như biểu mẫu thuế và các tài liệu pháp lý khác. 
• Lưu trữ: Danh mục này bao gồm các bài viết bạn cần lưu giữ nhưng không cần tham khảo nhiều hơn một hoặc hai lần một năm. Ví dụ như tờ khai thuế, chứng thư, hợp đồng thuê, bảo hành và hợp đồng.

Kiểm tra lại

Khi bạn sắp xếp các giấy tờ rời mà bạn đang nộp, hãy đưa ra quyết định về từng giấy tờ khi bạn xem xét nó. Hãy cầm tờ giấy lên, đọc qua, quyết định xem nó thuộc loại nào và loại phụ nào trong hệ thống lưu trữ của bạn, sau đó cất nó đi. 

Khi xem xét từng mục, bạn nên xác định xem liệu bạn có cần giữ lại mục đó hay không. Nếu tờ giấy đó đã được xử lý và không phải là thứ bạn cần lưu giữ làm hồ sơ, thì hãy cân nhắc việc vứt bỏ nó thay vì nộp nó.

Mở ra từng mục

Hầu hết các giấy tờ bạn có có thể được gửi từ thư từ và có thể được đựng trong phong bì và được gấp lại. Lấy giấy tờ ra khỏi phong bì, mở phẳng rồi xếp lại. Xếp từng tờ giấy theo cách này giúp các tập hồ sơ của bạn nằm gọn gàng trong ngăn đựng hồ sơ, không bị phồng lên khi các tờ giấy gấp xếp chồng lên nhau.

Quyết định xem bạn có cần giữ bất kỳ phong bì nào không. Trong hầu hết các trường hợp, phong bì là không cần thiết và có thể bỏ đi. Tuy nhiên, nếu bạn cho rằng mình có thể cần bằng chứng về việc giao hàng hoặc bằng chứng về dấu bưu điện thì bạn nên ghim phong bì vào các tờ giấy và giữ chúng lại với nhau.

Nhiều giấy tờ nên được ghim lại với nhau. Điều này sẽ ngăn chặn mọi thứ bị tách rời hoặc bị mất. Kim bấm được ưa chuộng hơn kẹp giấy vì (a) chúng vừa khít hơn với các tập tài liệu và (b) chúng không gặp vấn đề bị tuột ra.

Duy trì tài liệu, hồ sơ

Sử dụng giỏ 

Khi thư từ mới đến văn phòng của bạn hoặc khi giấy tờ mới được tạo, bạn có thể không nộp được ngay. Bạn nên đặt mọi thứ cần nộp vào một nơi duy nhất để nộp khi có thể. Một chiếc giỏ trên bàn của bạn có nhãn “Gửi hồ sơ” là một cách hay để đặt những giấy tờ này sang một bên cho đến khi bạn sẵn sàng.

Tạo một hộp đang chờ xử lý

Nếu có thể, hãy sắp xếp thời gian nhất quán mỗi ngày hoặc mỗi tuần để bạn có thể làm việc nộp các giấy tờ mới. Nếu bạn biến việc nộp đơn thành một phần thường xuyên trong thói quen của mình, bạn sẽ có nhiều khả năng theo kịp nó hơn.

Ví dụ, bạn có thể dành nửa giờ cuối mỗi ngày để nộp giấy tờ trong ngày. Nếu không đủ thời gian, bạn có thể thử nộp hồ sơ hai lần mỗi ngày, ngay trước khi đi ăn trưa và ngay trước khi ra về trong ngày.

Đảm bảo người khác hiểu được hệ thống

Nếu bạn là người duy nhất sử dụng các tập tin của mình thì bạn có thể dễ dàng duy trì trật tự mà bạn đã tạo. Tuy nhiên, nếu người khác cần sử dụng giấy tờ trong hồ sơ của bạn, bạn nên đảm bảo rằng họ hiểu và tuân theo hệ thống mà bạn đã tạo. 

Giữ tài liệu quan trọng ở nơi an toàn

Một số vật liệu đặc biệt có thể cần được cất giữ ở những vị trí đặc biệt, riêng biệt. 

Ví dụ, một số giấy tờ có thể cần được cất giữ trong két an toàn hoặc trong hộp có khóa chống cháy. Bạn thậm chí có thể cần giữ một số tài liệu ở bên ngoài cơ sở, trong hộp ký gửi an toàn của ngân hàng hoặc tại văn phòng luật sư của công ty bạn.

Xem lại hồ sơ thường xuyên

Ít nhất mỗi năm một lần hoặc thường xuyên hơn nếu cần thiết, bạn nên dành chút thời gian để xem lại hồ sơ của mình. Mục đích của việc xem xét này là để quyết định xem có giấy tờ hoặc toàn bộ thư mục nào có thể bị loại bỏ hoặc có thể được chuyển đến cơ sở lưu trữ bên ngoài cơ sở hay không. 

Nếu thứ gì đó không bao giờ cần thiết nữa thì bạn nên vứt bỏ nó. Nếu đó là thứ bạn không muốn sử dụng thường xuyên nhưng có thể cần phải lưu giữ làm hồ sơ thì bạn nên gửi nó vào kho lưu trữ.